Как бизнес-карта Mastercard
помогает улучшать
бизнес-процессы в компании

Всесторонняя поддержка

Гендиректор Антон запланировал недельный вояж по регионам — нужно лично встретиться с несколькими клиентами-промышленниками, чтобы обсудить функционал новой индустриальной разработки. Три города, пять перелетов. Самому составлять отчеты за командировки Антону не приходилось, но он педантично собирал все чеки и отдавал ассистенту. Однако именно в этой длинной поездке он десять раз мысленно поблагодарил главбуха, которая посоветовала оформить ему карту для владельцев бизнеса Mastercard Preferred BusinessСard®.

Первые трое суток пролетели быстро и продуктивно — даже появились идеи, как учесть новые задачи клиентов в текущей разработке. Путешествие его тоже не утомляло — Антон останавливался в гостинице любимой сети компании, которая позволяла копить баллы и тратить их на последующие бронирования для всех сотрудников. Но думать о коллегах в командировке пришлось больше, чем Антон планировал. Директор одного из заводов рассказал ему об участившихся кибератаках на предприятие. Антон долго не мог уснуть, представляя, сколько дыр в киберзащите его бизнеса стало после того, как часть сотрудников перешла на работу из дома.

А тут еще ведущий разработчик несколько истерично написал в Ватсапе, что мощности его старенькой машины уже не хватает, под угрозой срыва сроки по одному из заказов, и даже прислал ссылку на компьютер, который по характеристикам больше подходит для масштабного проекта. Вспомнив, что давно обещал замену техники, да все руки не доходили, Антон решил не откладывать покупку в долгий ящик — заказал нужное железо и софт в интернет-магазине, оплатив Mastercard Preferred BusinessСard® с расчетного счета компании. Закупки мебели и техники для нужд бизнеса, как говорила ему главбух, вопросов у налоговой не вызывают. Решив проблему разработчика, Антон наконец уснул спокойно.

Утром, правда, его снова ждали сюрпризы, но и тут бизнес-карта помогла справиться с вызовами. Последняя встреча была самой сложной по логистике — до завода четыре часа на автомобиле от Новосибирска. Однако уже по прилете выяснилось, что трансферная компания перепутала даты и забронировала автомобиль с водителем на следующий месяц.

Антон воспользовался преимуществом Mastercard Preferred BusinessСard® — забронировал такси премиального класса на весь день (благодаря скидке это оказалось даже удобнее). Изменение ничуть его не огорчило — бухгалтерия примет такие документы.

Страховка от форс-мажоров

У амбициозного директора по развитию — новая цель: Ирина наметила открыть офис компании в Шэньчжэне. Финансовая модель готова, и ей предстоит на месте оценить обстановку и подписать документы о сотрудничестве. Собираясь в аэропорт, Ирина задумалась о перспективах бизнеса и выехала из дома позже, чем планировала. Попав в неожиданную пробку, опоздала на рейс. Переговоры — через два дня: если не успеть, то можно провалить серьезную сделку. В аэропорту Ирина взяла себя в руки — как у ключевого сотрудника компании лимит по ее Mastercard Business Preferred® составляет 400 000 рублей.

На стойке авиакомпании Ирина смогла оперативно, без переговоров с бухгалтерией, приобрести билет на следующий рейс. Документы о замене билета с доплатой она получила тут же. После комфортного ожидания в бизнес-зале Mastercard Ирина все-таки улетела в Китай. Но на этом приключения не закончились. Уже прилетев, директор по развитию обнаружила, что оставила корпоративную карту на стойке в московском аэропорту. А возможные расходы в этой командировке значительно превышали доступные средства на личной карте

Риск остаться без денег и не произвести нужного впечатления на партнеров был устранен быстро. По телефону служба техподдержки Mastercard не только заблокировала карту, но и указала ближайший офис банка, где можно срочно ее перевыпустить. Через несколько часов Ирина получила свою карту. Но чтобы больше не оказаться в такой ситуации, тут же привязала ее к электронному кошельку в мобильном телефоне. Долгие встречи с китайскими партнерами прошли вполне душевно. Операция по экспансии оказалась спасена благодаря Mastercard.

Переход к прозрачности

ИТ-евангелист Иван отвечает за продвижение продуктов и технологий, которые разрабатывает компания. Он предан делу и считает своей личной целью добиться того, чтобы о них знал каждый потенциальный пользователь. Корпоративный блог, презентации и вебинары, тематические конференции и выставки — чем он только не занимается.

В итоге о разработках компании Z хорошо знают на рынке. А вот в бухгалтерии до настоящего момента не понимали, чем занят Иван. Там он оказывался, когда приносил заявление на аванс под отчет, а после — мятые чеки и квитанции, требуя компенсации. В составленных на коленке отчетах Ивана вечно не сходились цифры. Бухгалтерия в итоге колдовала над пазлом из полученных «документов» и обоснованием этих расходов. Причем некоторые чеки регулярно вызывали сомнения. Например, из ресторанов на крупные суммы (ужин с партнерами?!) или клуба вейк-серфинга (нетворкинг с потребителями?!).

Выдавая Ивану корпоративную карту Mastercard, бухгалтерия ограничила расходы суммой 100 000 рублей в месяц, чтобы Иван наконец научился выбирать действительно самые важные активности. Нововведение застало его врасплох. Он как раз пытался состыковать три задуманные поездки. С установленным лимитом вопросы отпали — нужно было выбрать что-то одно. Чек с описанием цели мероприятия и точной датой проведения пришел на почту, что и требовалось для отчетности. В остальных конференциях Иван решил поучаствовать удаленно, регистрацию оплатил также корпоративной картой. Работа евангелиста компании Z стала понятной и прозрачной для всех — бухгалтерия видит аналитику расходов не только по всей организации, но и по каждому из сотрудников, кому выдана карта.

Траты как на ладони

Главбух Мария Федоровна — требовательный прагматик. Перед каждой командировкой или бизнес-мероприятием ей приходилось проверять, верно ли заполнены заявки, согласовывать их у шефа, выдавать деньги под отчет, инструктировать всех сотрудников и топ-менеджеров, какие документы собирать. Оформление представительских расходов всегда было ее головной болью. Чтобы все проходило быстро, каждый сотрудник должен был заранее проинформировать ее о своих планах по поездкам и написать заявление на получение аванса под отчет. Этот документ нужно было подписать у руководителя компании, а затем успеть перевести средства сотруднику на карту или выдать их наличными из кассы.

Сложности возникали на пустом месте: кто-то забывал заранее рассказать о своих планах, не успевал завести документы, заполнить таблички, и важная командировка срывалась. Если сотрудник расходовал не всю сумму, деньги приходилось удерживать из зарплаты — многие не понимали, в чем дело, и возникали скандалы. Перерасход выданных средств тоже занимал время на переоформление. А еще эти вечно полустертые фискальные чеки и неполный комплект документов из гостиниц.

С отделом закупок тоже беда: понять, что заказать «вот прямо сейчас» несколько ноутбуков или закончившиеся, как всегда неожиданно, канцтовары невозможно, там категорически не хотели. При любой ошибке или принятии неточных документов — риск проблем со стороны контролирующих органов. А еще она была уверена, что где-то в глубине души все сотрудники называют ее горгульей и поэтому не приходят пить чай с ее домашними тортиками.

Убеждая руководство в необходимости корпоративных карт Mastercard, она рассчитывала, что бизнес-процессы пойдут быстрее и станут прозрачнее. На каждую карту Мария Федоровна установила индивидуальный лимит трат: 400 000 рублей для генерального директора и финдиректора, от 100 000 до 300 000 рублей — для сотрудников из отдела продаж и продвижения. Контроль корпоративных расходов сотрудников оказался настолько прост, что главбух смогла открыть все карты одновременно и далее отслеживать, где, когда и на какую сумму произошел расчет. Про необходимость оформлять заранее перечисление средств под отчет можно забыть. А если расходы совершает гендиректор, то после командировки вообще не придется требовать от него документы.

Сформировать отчет по каждому сотруднику теперь можно в несколько раз быстрее. Часть чеков приходит в электронном виде, а остальное сотрудники предоставляют сами — сохранять остается не так много, как прежде. Раньше на сбор и оформление аналитики по расходам для генерального директора она тратила два дня, а с новым приложением все оказалось быстро и удобно: все данные бухгалтер выгрузила за пару кликов.

Поскольку Мария Федоровна всегда отличалась дальновидностью, корпоративную карту Mastercard она оформила и себе. И очень быстро оценила ее возможности: пока генеральный директор был в отъезде, ее кабинет затопило. Мария Федоровна быстро оплатила срочный ремонт, заказала у подрядчиков замену пострадавшей мебели. И самое главное — теперь у нее не будет никаких проблем с обновлением бухгалтерских программ: недавно технический отдел забыл продлить ей пакет. Теперь же все нужное для работы она сможет закупать самостоятельно. И наконец оформит себе подписку на профессиональную литературу.

С появлением в компании корпоративных карт Мария Федоровна вдруг осознала, что у нее появилось свободное время и хорошее настроение. Закончив проверять отчеты пораньше, она отправила по офису рассылку с приглашением на чай: «Можно без чеков!» Сбежались все.